The venue: 10 cosas que debes revisar antes del contrato.

Elegir el venue para tu boda es una de las decisiones más importantes de todo el proceso. No solo define el mood y la logística de tu evento, sino que también influye directamente en tu presupuesto y en la experiencia de tus invitados.

Como wedding planner, he trabajado en diferentes venues y he acompañado a muchísimas parejas en esta decisión. Por eso, hoy te comparto 10 cosas que tienes que revisar antes de firmar el contrato con el venue.

1. Presupuesto

El venue es donde se construye toda tu boda: desde el estilo y la decoración, hasta la logística y los proveedores. Por eso es importante que no lo veas como un gasto más, sino como una decisión estratégica. Algunos lugares son más caros en renta, pero incluyen mobiliario, baños, iluminación y otros servicios que de otra forma tendrías que pagar por fuera. Otros pueden parecer accesibles, pero si no incluyen nada, terminarás sumando muchos extras que afectarán tu presupuesto general.

Antes de firmar, revisa si lo que te ofrecen encaja con tu visión de boda y si al sumar todo lo que necesitarás (ya sea incluido o por contratar con proveedores externos), sigue siendo viable dentro del presupuesto total que tienes en mente.

Tip: Pide una cotización realista de todo lo que sí y no incluye el venue y compárala con otras opciones para ver cuál te da más valor, no solo el mejor precio.

2. Disponiblidad y anticipo

Parece obvio, pero antes de enamorarte del lugar, asegúrate de que la fecha esté 100% libre, incluyendo el tiempo suficiente para montaje y desmontaje.

Una vez que te confirmen que la fecha que te interesa está libre, asegúrate de entender qué necesitas para separarla oficialmente. Algunos venues te permiten separar la fecha con un anticipo simbólico, mientras que otros solo garantizan la fecha cuando firmas el contrato y haces un pago formal.

3. Capacidad

No te dejes llevar únicamente por la cifra que aparece en la cotización del venue. Muchos dicen “capacidad para 300 personas”, pero no te dicen que eso incluye todos apretados, sin pista de baile ni espacio para escenario, barra o decoración. Lo ideal es que te enseñen fotos o renders de montajes con el número de invitados que tú tienes en mente, ya con pista, mesas y todo lo necesario para que tus invitados estén cómodos.

4. Restricciones de horario y proveedores

Algunos venues tienen reglas estrictas que pueden afectar a tu evento si no las conoces desde el inicio. Pregunta si hay horario límite para la música, si existe un “toque de queda” por reglamento municipal o si hay penalización por extenderte.

También, revisa si puedes llevar a tus propios proveedores o si te obligan a trabajar con ciertos equipos de su lista. Algunos venues también cobran una cuota por traer proveedores externos, como catering o audio.

5. Plan B en caso de lluvia

Si estás considerando una boda al aire libre, el plan B no es negociable. No basta con saber que “sí hay carpa” o “sí tenemos salón”, necesitas saber dónde, cómo se adapta y si hay costo extra.

6. Servicios incluidos (y los que no)

Es muy común que al principio el venue diga “sí incluye todo”, pero cuando te entregan el contrato te das cuenta de que solo incluye lo básico. Cada elemento que no esté incluido significa más proveedores que tienes que contratar tú y por lo tanto más logística, más presupuesto y más detalles que coordinar.

Es super importante que revices si los servicios que ofrecen están en buen estado. A veces sí te incluyen mobiliario, pero esta maltratado o no combina con el estilo que quieres para tu boda.

7. Condiciones del montaje y desmontaje

Una muy importante son los tiempos que el venue permite para montaje y desmontaje. Algunos lugares solo te dan unas cuantas horas el mismo día y eso puede estresar a todos los proveedores y poner en riesgo que todo esté listo a tiempo. También hay venues que cobran horas extra si entras antes o te tardas más en salir. Eso impacta directamente en tu logística y tu presupuesto.

8. Accesos, estacionamiento y señalización

Aunque el venue este 1000/10, si es difícil de encontrar, si está mal señalizado o si no hay dónde estacionarse, puede generar una mala experiencia para tus invitados desde el inicio. Revisa si el lugar cuenta con estacionamiento suficiente, si hay servicio de valet parking incluido o si se tiene que contratar aparte. También considera si los accesos son seguros, iluminados y de fácil tránsito para adultos mayores.

9. Estado general del espacio y mantenimiento

Más allá de lo estético, asegúrate de que el lugar esté en buen estado físico y sobre todo funcional. Revisa el mantenimiento de jardines, baños, techos, iluminación, instalaciones eléctricas, clima y espacios interiores. A veces los lugares se ven bellos en fotos o redes, pero cuando llegas en persona hay detalles descuidados o cosas que no muestran (como baños portátiles, zonas sin sombra o techos con goteras).

Tip: Visita el venue de día y si puedes, también de noche, para ver cómo funciona la iluminación, la ambientación y si hay áreas inseguras o mal iluminadas.

10. Contrato

Nunca cierres un trato sin tener un contrato por escrito. Ahí debe venir todo: fecha, costo, servicios incluidos, política de cancelación, penalizaciones, horarios permitidos, acceso para proveedores, pagos, etc. El contrato es para que todo esté claro desde el inicio y no haya malentendidos después.

Te recomiendo leer el contrato con calma, pregunta todo lo que no entiendas y no tengas miedo de pedir ajustes si algo no se alinea con lo que hablaron.